دليل السياسات والإجراءات واللوائح

المقدمة

الغرض من هذه السياسة التعريف بالمبادئ والإرشادات الخاصة لجمع الموارد المالية من مختلف المصادر للجمعية.

النطاق

تحدد هذه السياسة المسؤوليات العامة في جمع التبرعات والمسؤوليات المحددة لجامعي التبرعات ومانحيها، وفيما يتعلق باستخدام الأموال والمسؤولية عنها.

البيان

تضمن الجمعية وكل ما يتبعها على أن:

• تعمل على الدوام بطريقة تتسم بالعدالة وبالأمانة والاستقامة والشفافية.
• تلتزم الجمعية في جميع أنشطتها، بقوانينها السارية ولوائحها وبمبادئها وممارساتها.
• يعتبر مجلس إدارة الجمعية أنفسهم مسؤولين أمام من قدموا إليهم الأموال، وعليهم الامتناع عن استخدام الرسائل أو الرسوم والصور التي تستغل بؤس الإنسان، أو تمس، بأي شكل من الأشكال، بكرامته.
• لا يستغل منسوبو الجمعية موقعهم لتحقيق منفعة شخصية؛ وعليهم ألا يقبلوا كتعويض سوى أجرهم أو الأتعاب المحددة لهم.
• تلتزم الجمعية بأي لائحة تصدر من الجهات المشرفة عليها، بشأن حقوق المتبرعين ويحق للمتبرعين، أولاً وقبل كل شيء: الحصول في حينه على المعلومات الكاملة عن كيفية استخدام أموالهم.
• تستخدم جميع الأموال التي تم جمعها في الأغراض التي جمعت من أجلها، وذلك خلال الفترة الزمنية التي اتفق عليها.
• تبقى تكلفة جمع التبرعات في جميع الحالات محصورة في نسبة مئوية من الدخل مقبولة عامة داخل أوساط مهنة جمع التبرعات ومن الجمهور. ويكون هناك توازن مناسب بين التكاليف والدخل والجودة.
• يطبق نظام محاسبي معترف به لتتبع حركة التبرعات ومراقبتها وإعداد تقارير دقيقة في حينه ونشرها علناً، متضمنة المبالغ التي تم جمعها وكيفية إنفاقها والنسبة الصافية المخصصة للهدف أو للنشاط.

المسؤوليات

تطبق هذه السياسة ضمن أنشطة الجمعية وعلى جميع الأفراد الذين يتولون جمع التبرعات من القطاع العام أو الخاص أو غير الربحي أو من المصادر الأخرى. ويشجع أولئك الذين يُستخدمون لجمع التبرعات على توقيع مدونة القواعد الأخلاقية والسلوك المهني.

أولاً

للمستفيد الحق في تقديم التظلم او الشكوى لإدارة الجمعية من أي أمر يراه منقص لحقوقه او تقصير في تقديم الخدمة او أسلوب تعامل مقدمي الخدمة او الجهات التي تعمل معها الجمعية وتقدم خدماتها من خلالها.

ثانياً

على المستفيد تقديم التظلم أو الشكوى خلال مدة لا تتجاوز ثلاثين يوم من تاريخ حدوث الحق المطالب به ولا يقبل أي تظلم بعد مضي هذه المدة إلا بعذر مشروع تقبله إدارة الجمعية.

ثالثاً

على المستفيد تقديم طلب التظلم أو الشكوى مشتملاً على الآتي:

• المعلومات الشخصية (الاسم - رقم السجل المدني - وسائل الاتصال).
• تحديد موضوع التظلم أو الشكوى وبيان وقائعه بشكل متسلسل.
• تحديد الشخص أو الجهة المتظلم منها.
• تحديد الضرر.
• أسباب التظلم.
• الخطوات السابقة التي قام بها المستفيد بمحاولة حل الموضوع.
• إيضاح أو إضافة أي معلومات يراها المستفيد مؤثرة أو لها علاقة بشكوى التظلم.
• إرفاق أي وثائق تثبت صحة التظلم أو الشكوى إن وجدت.

رابعاً

إجراءات التظلم أو الشكوى:

• يقدم المستفيد التظلم أو الشكوى إلى المدير التنفيذي للجمعية أو الجهة التي يحددها المدير لتقبل طلبات التظلم.
• لا ينظر في الطلبات الغير مكتملة البيانات أو الاسم غير الصريح وبدون وسيلة تواصل.
• على المدير التنفيذي للجمعية اتخاذ الإجراءات التي تكفل النظر في موضوع التظلم وفق ما ينص عليه لائحة حقوق المستفيدين.
• يتم البت في موضوع الشكوى أو التظلم في مدة لا تتجاوز ثلاثين يوم عمل من تاريخ تقديم الطلب أو الشكوى أو التظلم.
• تحاط طلبات التظلم أو الشكوى بسرية كاملة ولا يطلع عليها إلا الأشخاص ذو العلاقة.
• يبلغ المستفيد بنتيجة التظلم أو الشكوى بأي طريقة من طرق الإبلاغ: الهاتف أو البريد الإلكتروني أو التواصل الشخصي ..... الخ.

الغرض

الغرض من هذه السياسة التعريف بالمبادئ والإرشادات الخاصة بعملية إعادة توجيه التبرع الى مشروع آخر بحسب رغبة المتبرع أو وفق سياسة واليات الجمعية.

النطاق

تحدد هذه السياسة المسؤوليات العامة في الاستبدال والمسؤوليات المحددة لجامعي التبرعات ومانحيها، وفيما يتعلق باستخدام الأموال والمسؤولية عنها.

البيان

جميع التبرعات يتم تقديمها طواعية، ويجب أن تحرص الجمعية على أن جميع التبرعات تصل إلى مستحقيها وأن تبذل في ذلك العناية الواجبة لتحقيق رغبة المتبرع في صرف تبرعه على أكمل وجه.

أولاً: سياسة الاستبدال حسب رغبة المتبرع

تخضع سياسة الاستبدال للضوابط الشرعية المعمول بها في المملكة العربية السعودية والتي تقتضي مايلي:

• يتاح استبدال التبرع بين مشاريع الجمعية خلال 24 ساعة من استلام التبرع.
• عند الرغبة في الاستبدال يجب التقدم بطلب مكتوب لإدارة الجمعية موضحاً فيه المبلغ واسم المشروع الذي يرغب في تحويل التبرع إليه.
• يتم الاستبدال بالطريقة المناسبة، وبحسب ما تراه الجمعية، وفي غضون فترة ثلاثين يوماً من تاريخ توفير البيانات التي تطلبها الجمعية، مخصوماً منه مصروفات أو رسوم اقتطعت من المبلغ في عملية التبرع، أو تكون الزمة لعملية الاستبدال.

ثانياً: سياسة الاستبدال حسب سياسة الجمعية

يجب أن تحرص الجمعية على توجيه مبلغ التبرع حسب رغبة المتبرع والعمل على ذلك وفق الأنظمة والتعليمات ولا يجوز تحويل مبلغ التبرع إلى مشروع آخر إلا في أضيق الحالات ووفق الشروط.